Heftet «Roller i en speidergruppe»

Gruppestyret Gruppestyret er speidergruppas ledelse og representerer gruppa utad. Styret har det daglige ansvaret for gruppas administrasjon og virksomhet, og skal lede gruppa i tråd med Norges speiderforbunds formålsparagraf, lover og retningslinjer, og sørge for at gruppa følger opp bestemmelser i disse. Gruppestyret består av gruppeleder (styreleder) og gruppestyremedlemmer som velges av gruppetinget. Gruppeleder velges for to år av gangen og kan sitte maksimalt tre perioder (seks år) sammenhengende. Gruppestyremedlemmer velges for ett eller to år av gangen, og kan sitte seks år. Gruppestyret skal ha gruppestyremøter, og det skal skrives protokoll fra møtene. Hvem kan bli med i gruppestyret? Alle som har lyst og evne til å følge opp ansvaret som ligger på gruppelederen og gruppestyret, og som ønsker å bidra til gruppas utvikling, kan stille til valg. Gruppestyret skal være medlemmer av speidergruppa og betale medlemskontingent. Vi anbefaler at alle medlemmer i gruppestyret tar emnekurs i gruppeledelse. Gruppestyrets ansvar Ansvarsområdene til gruppestyret er bredt sammensatt. De kan grovt deles inn i fire kategorier, basert på hvilken kompetanse de krever. Derfor er det en fordel at gruppestyret består av mennesker med forskjellige evner og interesser. Det trenger ikke å være direkte sammenheng mellom ansvarsfordelingen i gruppestyret og de fire kategoriene; det vil si at én og samme person gjerne kan utføre oppgaver innen forskjellige kategorier, og flere styremedlemmer kan ha ansvar for en oppgave sammen. Det viktigste er at den samlede kompetansen i gruppestyret gjør det mulig å utføre oppgavene som ligger under styret på en god måte. Vi anbefaler at ansvarsfordelingen mellom medlemmene i gruppestyret er tydelig avklart for å skape forutsigbarhet. Aktiv samhandling og kommunikasjon ● ivareta kontakten med speidernes foresatte og med eventuell foreldre-/støtteforening ● holde løpende dialog med kretsen og eventuelt korps om status og behov i speidergruppa ● ha overordnet ansvar for gruppas eksterne kommunikasjon og besvare henvendelser på vegne av gruppa ● representere gruppa utad og opprettholde et godt forhold til lokale myndigheter, lokalsamfunn og andre organisasjoner i gruppas nærområde Speideridealer, prinsipper og verdiformidling ● jobbe for et godt gruppe- o g ledermiljø, slik at det oppleves trygt og fint å være i gruppa ● følge opp og støtte ledere , blant annet gjennom forventningsavklaring og jevnlige oppfølgingssamtaler om videre utvikling ● sørge for at gruppas enheter arbeider i tråd med prinsipper for program og ledelse , og holde seg oppdatert på satsinger og utvikling i Norges speiderforbund ● sørge for et godt samarbeid mellom enhetene og i gruppa generelt ● sørge for at det finnes gode overgangsordninger mellom enhetene

Ideutvikling, planlegging og analyse ● ha overordnet ansvar for ledersituasjonen og utarbeide vervestrategi ● lede utarbeidelse av gruppas strategi og arbeidsplan ● følge opp vedtak som er gjort i gruppetinget og iverksette planer for å nå gruppas mål ● sørge for at det lages terminlister for hele gruppa og hver enhet, og følge opp felles arrangementer i gruppa ● ha oversikt over ledernes kursdeltakelse , vurdere behov for kurs og legge opp en plan for opplæring av ledere ● skrive gruppas årsmelding og evaluere arbeidet med strategi og arbeidsplan Praktisk oppfølging og rutiner ● rutinemessig oppdatering av medlemsinformasjon i Min speiding ● ha ansvar for gruppas e-post, herunder motta og videreformidle henvendelser til gruppa og informasjon fra krets, korps og forbund ● sørge for at gruppa har planer for beredskap og HMS , og rutiner ved uønskede hendelser ● innkalle til og forberede ledermøter og gruppeting (minst to gruppeting i året) ● ha overordnet ansvar for oppfølging av gruppas eiendommer og utstyr Gruppeleder Gruppeleder har, i tillegg til oppgavene som er felles for hele gruppestyret, ansvar for å: ● lede arbeidet i gruppestyret ● følge opp gruppas økonomi i samarbeid med regnskapsfører ● levere årsrapport med årsmelding og regnskap til forbundet ● innhente politiattest for lederne og registrere politiattester uten merknader i medlemssystemet Min speiding ● sette seg inn i Norges speiderforbunds beredskapsplan og følge opp sine oppgaver i henhold til denne ● sette seg inn i nasjonale retningslinjer for håndtering av varsler, kritikkverdige forhold og uønskede hendelser, samt lage gruppas rutiner i tråd med disse ● gjennomføre regelmessige møter med enhetslederne hvor dere koordinerer arbeidet og diskuterer felles strategiske satsinger og utfordringer. Regnskapsfører (kasserer) Regnskapsfører velges av gruppetinget for ett år av gangen. Gruppeleder kan ikke være regnskapsfører. Gruppeleder og regnskapsfører skal være formelt og reelt uavhengige personer, og skal ikke være i nær familie med hverandre. Krav til rollen: Den som stiller til valg som regnskapsfører, bør ha interesse for å sette seg inn i gruppas regnskap og gjøre en grundig jobb med regnskapsføring og praktisk oppfølging av økonomien i gruppa. Noe erfaring med regnskapsføring eller budsjettstyring er en klar fordel. Regnskapsførerens oppgaver: ● ● Føre speidergruppas regnskap, følge opp inn- og utbetalinger, utlegg med mer. Holde gruppestyret orientert (etter avtale) om økonomisk status i gruppa.

● ● Fullføre og presentere gruppas årsregnskap for gruppetinget. Ha kontakt med gruppas revisor. Revisor Revisor velges av gruppetinget for ett år av gangen. Personen kan ikke være medlem av gruppestyret, være regnskapsfører, eller på annen måte være ansvarlig for økonomien i gruppa. Vedkommende kan heller ikke være i nær familie/relasjon med medlemmer av gruppestyret eller regnskapsfører, for å unngå å kontrollere bilag fra seg selv eller sine nærmeste. Revisor skal være myndig. Har gruppa problemer med å finne revisor som oppfyller kravene, kan dere inngå avtale med en annen gruppe i kretsen om å revidere hverandres regnskap. Krav til rollen: Den som stiller til valg som revisor i gruppa, bør ha interesse for å sette seg inn i gruppas regnskap og gjennomgå det samvittighetsfullt. Erfaring med regnskap er en klar fordel. Revisorens oppgaver: ● ● Revidere det ferdige regnskap fra regnskapsføreren. Skrive revisjonsberetning som regnskapsføreren framlegger for gruppetinget. Noen andre aktuelle roller i gruppa Det er ulike måter å fordele oppgavene i gruppa på. En løsning kan være å dele oppgaver i ulike områder og ha en ansvarlig for hvert område. En annen måte å løse det på, kan være å fordele enkeltoppgaver mellom lederne, enten fast eller fra gang til gang. Ofte er det fornuftig med en kombinasjon av de to. Speidergruppa står fritt til å velge hvordan dere vil jobbe. Alle viktige roller bør helst deles mellom to personer, enten ved at ansvaret er delt likt, eller at en er hovedansvarlig og den andre er assistent eller vara. Her er noen forslag til roller i en gruppe: ● ● ● ● ● ● Kommunikasjonsansvarlig: Skriver og publiserer tekster og bilder til gruppas nettside, sosiale medier med mer. Verveansvarlig : Bestiller og sender ut/ deler ut vervemateriell, og planlegger vervetiltak med mer. Leder av foreldreforening/støtteforening : Bør være en forelder eller støttespiller, ikke en leder. Det kan også være en kontaktperson for foreldrene, som organiserer eventuelle felles bidrag fra foreldrene. Ansvarlig for påmelding: Følger opp invitasjoner og påmelding til leirer og andre arrangementer, innhenter opplysninger om deltakerne og sørger for påmelding i Min speiding eller andre påmeldingsløsninger. Medlemsansvarlig : Sørger for at medlemmer får meldt seg inn, at gruppa har riktig informasjon om alle medlemmer og at de blir plassert i rett enhet i medlemssystemet Min speiding. Oppdaterer og sørger for utmelding, adresseendringer, roller og tilganger osv, og holder seg oppdatert på hvordan ting skal gjøres i medlemssystemet. Innkjøpsansvarlig : Har oversikt over og fornyer forbruksvarer gruppa trenger, og står eventuelt for innkjøp av mat og utstyr til turer og arrangementer.

● ● ● ● ● ● ● ● Merkeansvarlig : Har ansvar for bestilling og innkjøp av merker. Tilrettelegger : Noen som koker kaffe, steker vafler, fyrer opp bålet, sørger for god stemning og tar vare på folk på ulike møter og arrangementer. Hyttefut/husansvarlig : Én eller flere personer som sørger for at gruppas hytte eller speiderhus blir tatt godt vare på og vedlikeholdt, at det arrangeres dugnader ved behov, at det er nok ved/forbruksvarer, ivaretar utleie hvis det er aktuelt, og holder oversikt over bruken av hytta/huset (kalender). Materialforvalter : Én eller flere personer som har oversikt over utstyr og lager, sørger for renhold, vedlikehold/reparasjon og eventuelt innkjøp av nytt utstyr. Kan også koordinere bruken av utstyr. Prosjektledere : Gruppa bør utpeke egne prosjektledere til arrangementer og prosjekter i gruppa, og til større eksterne arrangementer som noen av gruppas medlemmer skal delta på. For alle oppgaver som krever en viss koordinering mellom flere, kan det være lurt å ha en navngitt person som er ansvarlig for å holde oversikten og lede prosjektet i land. HMS-ansvarlig : Har oversikt over lovbestemte krav rundt sikkerhet, eventuelle grønne sjekklister og fysiske forhold på speiderlokalet. Ledermiljø og lederpleie : Har ansvar for sosiale arrangementer og tiltak for ledere. Seremonimester : Står for åpninger, avslutninger, overgangsseremonier, opptakelser og andre seremonier i gruppa og/eller er en ressursperson for lederne på dette feltet. Enhetene Gruppestyret godkjenner enhetsledere og enhetsassistenter til beverkolonien, småspeiderflokken og troppen. Roverlaget velger sine egne ledere blant roverne for ett år av gangen. Rovere har stemmerett og er valgbare i roverlaget ut det året de fyller 25 år. Medlemmer over denne alderen har talerett i alle saker. Lederne i enheten har i fellesskap ansvar for arbeidet i enheten. De har vanligvis mer kontakt med speiderne og foreldrene enn de andre lederne i gruppa, og står for mye av programmet fra uke til uke. Når vi snakker om ledere her, mener vi både e nhetsledere, enhetsassistenter og andre voksne som har faste oppgaver i enheten, selv om rollene og oppgavene er ulike. Det er mange oppgaver som ikke krever noen spesiell kompetanse, mens det for noen oppgaver er en fordel å være mer kjent med speidingens idé, program, metoder og verdier. For fellesskapet er det viktig at alle lederne følger opp det de har tatt på seg, og gir beskjed dersom de ikke får det til. Her følger en oversikt over enhetsledelsens ansvar og ledernes oppgaver og hva som er spesielt for den enkelte enheten. Enhetsledelsen Lederne i enheten er et kollegium og har sammen ansvar for å drive og utvikle enheten. Felles ansvar for enhetsledelsen: ● Holde god kontakt med foreldre og speidere i enheten, slik at de får en god forståelse av speiderarbeidet generelt og aktivitetstilbudet, metodene og rutinene i enheten.

● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Vise omsorg for speiderne og de andre lederne. Utforme enhetens terminliste/årsplan, samt bidra aktivt i planlegging, forberedelse og gjennomføring av møter og turer. Motivere speiderne til å utvikle seg gjennom aktivitetstilbudet og arbeidet med speiderprogrammet. Følge opp speidernes progresjon og merke- og måloppnåelse. Bidra til at speiderne får nytte av de ulike tilbudene fra kretsen, korpset og forbundet, blant annet gjennom å f ormidle informasjon om og motivere dem til å delta på arrangementer og prosjekter. Holde oversikt over egne medlemmer, inkludert inn- og utmeldinger og behov for oppdatering av medlemsinformasjon i medlemssystemet Min speiding. I samarbeid med de andre enhetene legge en plan for hvordan speiderne skal forberedes på overgang til ny enhet, og hvordan dere skal ta imot nye speidere i enheten. Vite om noen av speiderne i enheten har spesielle behov, og følge opp disse. I tillegg for tropp: ○ Ha ansvar for at troppen velger representanter til gruppeting i henhold til lovene, samt gi disse opplæringen de trenger for å kunne delta aktivt i slike møter. ○ Ha ansvar for å involvere troppens patruljeførere og patruljeassistenter i viktige avgjørelser og planlegging av troppens arbeid, fortrinnsvis gjennom førerpatruljen. Troppsleder er peff i førerpatruljen. I tillegg for roverlag: ○ Arbeide for at laget skal spille en aktiv rolle i gruppas virksomhet og sosiale miljø. ○ Roverlag: I samarbeid med gruppelederen jobbe for at lagets medlemmer får tilbud om passende oppgaver eller verv i gruppa (f.eks. gjennom aspirantoppgaven eller arbeidet med de burgunder roverklaffene). Enhetsleder Enhetslederen oppnevnes av gruppestyret til å lede arbeidet i enheten. Enhetslederen er det naturlige bindeleddet mellom gruppestyret og enheten. Krav til rollen: Enhetsleder bør ha noe erfaring fra enheten hun/han skal lede, og skal sette seg inn i speiderprogrammet for enheten og relevante programrelaterte hjelpemidler. Det er en stor fordel å ha tatt Trinn 2 i grunntreningen for gjeldende enhet. Det er også lurt å holde seg oppdatert og fornye seg ved å ta emnekurs eller delta i annen relevant opplæring. Når enhetsleder tar fatt på vervet sitt, bør hun/han delta i en samtale med gruppeleder for å gjøre en forventningsavklaring. Enhetslederen har også ansvar for å: ● ● ● ● ● lede arbeidet i enheten i tråd med prinsippene for program og ledelse lede arbeidet med utforming og gjennomføring av enhetens mål og årsplaner i tråd med målene som er satt for gruppa, kretsen, korpset og hele forbundet inkludere, støtte og veilede de andre lederne i enheten, og motivere og hjelpe dem til å utvikle sin kompetanse innen speiding og ledelse ha oversikt over enhetens økonomi og utstyr sørge for at enhetsledelsen er representert på enhetsledermøter, ledermøter og gruppeting