Uansett hvilket alternativ dere velger, krever det gode forberedelser for at reisen og oppholdet skal bli vellykket. Det er ikke så vanskelig å planlegge en utenlandstur, når dere først har bestemt dere og satt i gang! Kontakt forbundskontoret dersom dere lurer på noe.
Dokumenter
Forberedelser
En god tommelfingerregel er at minimum et halvt år i forveien må forberedelsene være godt i gang.
Start gjerne allerede høsten før dere skal på tur. Det er ofte større kostnader knyttet til utenlandstur, og det kan være lurt å være tidlig ute og informere om dette og begynne den økonomiske planleggingen.
Leir og reise til utlandet er uten tvil en stor motivasjonsfaktor for gamle speidere og ikke minst for nye. Ta de med i planleggingen og la leiren i utlandet bli en gulrot som stimulerer til videre arbeid og forberedelser for speiderne.
Det finnes mange alternativer når man skal reise til utlandet med speidere. Tenk godt gjennom hva dere har lyst til, og hvor dere ønsker å dra, før dere bestemmer dere.
Forberedelser
Dere reiser på egen hånd
Denne type arrangement krever mye planlegging, men vil gi dere mange flotte opplevelser. Det kan være lurt å ta kontakt med speidere på stedet. Kontakt speiderforbundet i det aktuelle landet, og de kan kanskje hjelpe dere med å komme i kontakt med grupper eller finne speidersentre dere kan besøke.
Speidersentrene tilbyr de fleste fasiliteter og er ypperlige og rimelige steder for speidergrupper å bo. Det er ofte aktivitetstilbud på sentrene og her har dere en flott mulighet til å treffe speidere fra andre land, samt fra det landet dere besøker.
Dere reiser på utenlandsk arrangement
Hvert år får vi invitasjoner til en rekke leire i utlandet. En oversikt over leirer som vi har mottatt invitasjon til ligger her. Det kan også være lurt å besøke hjemmesidene til speiderforbundene i det landet dere ønsker å dra til. Der vil man ofte finne informasjon om større leirer som skal arrangeres.
Dere besøker vennskapsgruppen
Har dere en vennskapsgruppe, er det vanlig å invitere hverandre på leir. Reisen planlegges da av de besøkende, mens oppholdet før/etter leiren planlegges av vertskapet i samarbeid med de besøkende.
Enkeltpersoner reiser på arrangement i utlandet
Enkeltpersoner i gruppa kan være med på leirer, kurs, seminar, utvekslingsprogram eller lignende i utlandet. Ta kontakt med forbundskontoret dersom dere har noen spørsmål om dette.
Lederstab
Før dere planlegger selve reisen, er det nødvendig at dere kartlegger hvor mange og hvilke ledere som kan være med. Når dette er kartlagt, kan dere begynne å planlegge mer detaljert.
Det er lurt om dere utpeker en reiseleder så tidlig som mulig. Vedkommende har hovedansvaret for turen. Resten av lederstaben kan få egne ansvarsområder i forbindelse med forberedelser, reise og opphold. Det er også viktig å peke ut en hjemmeleder som har de nødvendige opplysningene om reiserute og hvem som er med.
Pass, visum og bekreftelse fra foreldre
Dersom det er behov for det, husk å søke om visum i god tid! Det er viktig at alle har pass som er gyldig i minst seks måneder etter at dere kommer hjem fra reisen. I tillegg kan det være lurt å ta noen kopier av passene som oppbevares atskilt fra passet. Reiseleder kan gjerne også ha en kopi.
Last ned Consent for Children Travelling Abroad
Kontakt og hjelp du kan få fra forbundskontoret
Dere kan ta kontakt med forbundskontoret dersom du/dere planlegger en utenlandstur. En internasjonal avtale mellom speiderforbundene sier at det enkelte forbund skal bekrefte gruppens/enkeltpersonens medlemskap i speiderforbundet ved reise i utlandet. Dette er for å sikre at du er speider i et speiderforbund som er medlem av ett av de to verdensforbundene. Denne kontakten går vanligvis direkte mellom de to forbundskontorene.
Hvis dere skulle motta forespørsel om bekreftelse av medlemskap må denne videresendes til forbundskontoret. Forbundskontoret kan utstede speiderpass. Et speiderpass bekrefter at dere er medlemmer av Norges speiderforbund.
Dokumenter
Økonomi
Det er verdt å undersøke om det er økonomiske støtteordninger man kan søke, eller om det er andre måter gruppen kan få inn penger på.
Inntektsbringende tiltak
La hele troppen gå sammen om et prosjekt for å skaffe til veie penger til turen. Dette kan være forskjellige dugnadsjobber, bingovakter, lotteri, salg av kalendere osv. Ved å motivere til innsats skapes engasjement og eierforhold til turen. Undersøk om det også er noen av foreldrene som kan ordne med dugnadsjobber til speidergruppa.
Økonomiske støtteordninger
Det er lurt å undersøke om det er økonomiske støtteordninger dere kan søke støtte fra. Ved et søk på internett kan dere finne relevante støttemuligheter. Mulighetene kan endres fra år til år og med tider på året. Rotary og Lions har over mange år støttet internasjonal ungdomsutveksling. Noen er forbeholdt geografiske steder som f.eks Nordisk Ungdomskomité som fokuserer på arrangement med nordiske deltakere, mens andre har aldersbegrensninger. Landsrådet for barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) administrerer mange støtteordninger for internasjonalt arbeid.
Dersom dere har kontakt med en speidergruppe i vennskapskommunen, kan kanskje støtte fra kommunen være en mulighet.
Sponsing
Ved større arrangementer med mange deltakere, kan det være aktuelt å få sponset særpregsartikler. Dette er populært å bytte med andre speidere, dessuten får det troppen til å fremstå som en enhet. Det kan være lurt å forhøre seg om det er bedrifter eller lignende som ønsker å sponse særpregsartikler. Her kan det være at noen av foreldrene har gode kontakter eller selv har bedrifter som kan bidra med noe.
Helse og sikkerhet
Dette må behandles konfidensielt og holdes blant lederne. Kopi av helseskjema skal oppbevares av staben/helseansvarlig.
Helseskjemaet bør inneholde opplysninger om: Kroniske sykdommer, muligheter for akutte anfall, faste medisiner, dietter, allergier, foresattes adresse og telefonnummer i perioden, forsikringsnummer og -selskap, ol. Undersøk om det er spesielle krav til dokumentasjon av vaksiner o.lign. til det landet dere skal reise.
Det er viktig at lederne får kjennskap til spesielle sykdommer o.l. som man må ta hensyn til.
Europeisk helsetrygdkort
Europeisk helsetrygdkort eneste gyldige dokumentasjon for retten til å få dekket utgifter til helsetjenester som blir nødvendige under opphold i Europa. Kortet skal tas med ved reiser i EØS-området og Sveits. For de som er bosatt i Norden, er det ikke nødvendig å fremvise kortet når de søker medisinsk behandling i andre nordiske land.
Europeisk helsetrygdkort kan bestilles på https://helsenorge.no/
I tillegg til at speiderne har med eget førstehjelpsutstyr og eventuelle medisiner, må troppen ha med førstehjelpskoffert med alt standard utstyr.
Sikkerhet
Det er et stort ansvar å reise til utlandet med speidere.
Et tips er at dere utarbeider en beredskapsplan med instrukser om varsling m.m. Ved behov for hjelp kan det være nyttig å kontakte det norske konsulatet eller den norske ambassaden i vertslandet. Det bør være troppsleder som er ansvarlig for all informasjon i tilfelle skade eller ulykke. Skulle en alvorlig situasjon oppstå, sparer man verdifull tid med en slik beredskapsplan. Dette vil også være en trygghet for gruppeledelsen hjemme og NSF, som igjen skal formidle viktige beskjeder til speidernes/ledernes foresatte og pårørende.
Alle grupper som reiser utenlands skal ha en kontaktperson hjemme (hjemmelederen) som er ansvarlig for all kontakt mellom de som reiser og de som er hjemme. Hjemmelederen kan være gruppeleder, leder i foreldreforening, kretsleder eller en annen.
Det kan være lurt å lage en telefonliste for staben og deltakere med viktige telefonnumre, slik som kontaktperson hjemme, forbundskontoret, ambassader, speiderforbund i besøkslandet, kontaktpersoner lokalt etc.
Snakk med speiderne om viktigheten av beredskapsplanen og reglene for reisen. Da har de lettere for å akseptere reglene som et vesentlig stykke forebyggende arbeid.
Er du usikker på hvordan du vil legge opp sikkerhetsrutinene deres i forbindelse med turen, ta kontakt med forbundskontoret. De kan også gi deg råd om hvordan dere skal gå frem.