Kretsen består av speidergruppene i et geografisk område. Kretstinget velger et kretsstyre som leder kretsen mellom kretstingene. Ofte fordeles oppgavene også til andre frivillige eller ansatte i kretsapparatet.
Sammensetning og organisering av kretsstyret
Kretsstyret har det overordnede ansvaret for at alle kretsens ansvarsområder og oppgaver er ivaretatt og medlemmene har et godt tilbud. Det er viktig for kretsstyret å ha god oversikt over alle kretsens oppgaver, for å være i stand til å fordele oppgavene seg imellom og vurdere hvilke oppgaver som skal delegeres videre.
Oppgavene og ansvarsområdene varierer i både omfang og karakter. Det er derfor en fordel at kretsstyret består av mennesker med forskjellige evner, interesser, kompetanse og erfaringer. Valgkomiteen har en viktig rolle i dette, og må ha en god dialog med det sittende kretsstyret om hva slags kandidater som trenges ved neste valg. Det er likevel ikke alltid man har så mange å velge mellom, og derfor er det like viktig å ha en god prosess når man skal fordele oppgavene i det nyvalgte styret. Dette må gjøres slik at de enkeltes erfaringer og kompetanse blir utnyttet på best mulig måte.
Det er ulike måter å fordele arbeidet i kretsstyret på. Her er noen eksempler:
- Det opprettes faste roller i styret som nye styremedlemmer velges til, på samme måte som man allerede gjør med kretsleder og visekretsleder. Styremedlemmene kan f.eks. være roveransvarlig, arrangementsansvarlig, sekretær eller økonomiansvarlig. Dersom enkelte oppgaver delegeres til andre, bør det være en kontaktperson i kretsstyret som følger opp dette arbeidet. Det kan også være to til fem ulike beskrivelser av styremedlemmer med ulike “stillingsbeskrivelser” eller oppgavelister. En slik måte å organisere kretsstyret på kan også gi kretstinget bedre mulighet til å ivareta behovet for at ulik kompetanse er representert i styret.
- Styret fordeler oppgavene fritt mellom seg når de er valgt (bortsett fra oppgavene som ligger spesielt til kretsleder). Dersom det gjøres på en slik måte, er det lurt å ha en liste med oppgaver som ligger til styret, slik at ingenting blir glemt. Fordelingen av ansvar og oppgaver bør gjøres skriftlig, og formidles til kretsens medlemmer og speidergrupper, for eksempel på nettsidene til kretsen.
Om det lages en beskrivelse av faste oppgaver i styret eller om oppgavene fordeles på nytt etter hvert valg, er opp til kretsstyret og ev. kretstinget å avgjøre, men det er en fordel å ha en detaljert oversikt over de oppgavene som ligger til kretsstyret, slik at det er lett å fordele ansvaret for styremedlemmene. Kretstinget bør uansett sørge for å velge et bredt sammensatt styre med en samlet kompetanse som gjør det mulig å utføre alle kretsstyrets oppgaver på en god måte.
For å lette overgangen og erfaringsoverføringen mellom det gamle og det nye kretsstyret bør det avtroppende kretsstyret:
- sørge for god arkivering
- ta vare på tidligere saksdokumenter og protokoller (og beskrivelser av hva som gjøres)
- ha gode beskrivelser av organisering, styreinstruks, årshjul, rutiner i kretsen o.l.
- ha en oppdatert oversikt over oppnevninger med mer (f.eks. ledertrenere og prosjektgrupper) - i Min speiding kan roller og oppnevningsperioder legges inn
- gi tilganger til medlemssystemet Min speiding (roller) til det nye kretsstyret og fjerne dem som ikke er med mer
- gi tilganger til kretsens nettsider
- gjennomføre overgangsmøte med nyttig informasjon og status, oversikt over pågående arbeid og tilganger. Her bør både avtroppende og påtroppende styre delta.
To eksempler på organisering av et styre
Her følger to eksempler på hvordan en krets og et korps har organisert sitt styre:
Organisering av kretsstyret, eksempel 1
Fellesoppgavene for kretsstyret
- Delta på kretsstyremøtene
- Delta på kretsting
- Besvare henvendelser
- Delta på kretsarrangementer (ev. etter avtale i kretsstyret)
Kretsleder
- Lede kretsstyret og ha oversikt over styrets oppgaver
- Lede kretsstyremøtene
- Støtte kretsstyrets medlemmer og kretsens frivillige
- Være kretsens ansikt utad og representere kretsen i NSF
- Samarbeide med kretsens ansatte/sekretær (arbeidsgiveransvar)
- Søke kommunal støtte og andre midler for kretsen
- Se og registrere politiattester for alle på kretsnivå som ikke har vist til egen gruppe + alle gruppeledere
Visekretsleder
- Støtte kretsleder i ledelsen og oppfølgingen av kretsstyret og kretsens ansvar
- Være vara for kretsleder
- Støtte arrangementer, prosjektgrupper, ombud eller andre oppgaver og områder det arbeides med i kretsen etter behov. (Kan kombineres med en av rollene som beskrives under.)
Ansvarsområde: Media og kommunikasjon (PR)
- Ha en oversikt over hva som skjer i kretsen
- Oppdatere kretsens nettsider med informasjon, nyheter og bilder
- Oppdatere sosiale medier
- Samarbeide med kretslederen/kretssekretæren om e-postutsendelser/nyhetsbrev
- Sørge for at det blir tatt bilder på kretsens arrangementer og at arrangementene blir omtalt i kretsens kanaler (nettsider, sosiale medier, nyhetsbrev, ev. årsmelding)
- Bidra med kommunikasjon/markedsføring ifm. arrangementer
Ansvarsområde: Eiendom
- Holde oversikt over hytter i kretsen
- Bidra ved overføring av eiendom ved nedleggelse av grupper
- Samarbeide med hyttestyrene og driftsstyrene
- Ha oversikt over prosjekter knyttet til kretsens eiendommer
Ansvarsområde: Økonomi
- Ha oversikt over kretsens inntekter og utgifter
- Holde kretsstyret er oppdatert om økonomien og sørge for at kretsens pengebruk holdes innenfor budsjettet
- Samarbeide med de økonomiansvarlige på kretsens hytter
- Samarbeide med kretslederen om søknader (f.eks. om kommunal støtte)
Ansvarsområde: Ledertrening, kurs og opplæring
- Holde oversikt over alle kurs som tilbys i kretsen
- Holde oversikt over alle store kurs tilgjengelig i andre kretser og nasjonalt
- Samarbeide med kretsens ledertrenere og sammen med dem vurdere behov for kurs som holdes i kretsen
Ansvarsområde: Arrangementer
- Holde seg oppdatert på alle kretsens arrangementer
- Samarbeide med ledertreneransvarlig om det praktiske rundt kursene
- Samarbeide med PR-ansvarlig for å få ut informasjon om arrangementer
- Være oppdatert på hvilke muligheter som tilbys medlemmene nasjonalt og internasjonalt.
Kretsen bør også ha noen som kan veilede og følge opp nye speidergrupper i oppstartsfasen.
Organisering av kretsstyret, eksempel 2
Kretsstyrets arbeidsoppgaver
Alle/kretsstyret
- Legge til rette for godt speiderarbeid i kretsen og utvikling for medlemmene
- Møte på kretsstyremøter
- Arrangere kretsting (innkalling, saksdokumenter, program, følge opp eventuell prosjektgruppe/teknisk stab)
- Følge opp kretstingets vedtak
- Følge opp noen speidergrupper hver
- Følge opp ombud/utvalg/prosjektgrupper/ledertrenere (fordeles mellom medlemmene)
- Forefallende arbeid
Kretsleder
- Lede kretsen og kretsstyrets arbeid
- Delegat til Speidertinget
- Møter på krets- og korpsledersamlinger i regi av NSF
- Deltar i ulike samarbeidsmøter
Visekretsleder
- Vara for kretsleder i dennes fravær
- Møter på krets- og korpsledersamlinger i regi av NSF
- Vara for kretsleder til Speidertinget
- Kontaktperson til ansatte
- Deltar i ulike samarbeidsmøter
Kretssekretær
- Skriver innkalling, saksliste og bidrar til saksdokumenter til kretsstyremøter
- Skriver protokoll fra kretsstyremøter
- Oppdaterer kretsens nettsider om kretsstyrets arbeid, publiserer protokoller og annet
- Følger opp kommunikasjonsarbeidet i kretsen
Regnskapsfører
- Fører kretsens regnskap og foretar inn- og utbetalinger
- Setter opp forslag til budsjett
- Holder orden på økonomien og anbefaler vedtak
Tre styremedlemmer (oppgavene fordeles mellom de tre styremedlemmene)
- Følger opp lederutvikling og kurs
- Følger opp ombud/prosjektgrupper
- Følger opp peffarbeidet/troppsarbeidet
- Følger opp roverarbeidet
- Følger opp nettsidene
- Følger opp arrangementer
Les mer om organisering av kretsapparatet.
Kretsstyret er en patrulje
Det er kretsstyremedlemmenes felles ansvar å bli kjent med hverandre og hverandres erfaringer, kompetanse og forventninger til styreperioden. Jobb dere sammen som en patrulje, ha det hyggelig sammen og gjør noe sosialt sammen.
Bruk gjerne ulike verktøy for å bli kjent, prate om ulike temaer, fordele oppgaver og ansvar, sette prioriteringer, og avklare forventninger. Det er viktig at dere sammen finner ut hvordan dere skal jobbe sammen, både når det gjelder metode, rammer for møtene, samhandling (e-post, digitale eller fysiske møter, hyppighet på møter, forventninger om svar mellom møtene), tidsbruk med mer.
Gjør et godt grunnarbeid med patruljen, så blir det både morsommere og mer fruktbart å være kretsstyre.
Hva vil dere ha ut av deres styreperiode? Hva kan dere endre og hva er det vanskeligere å få gjort noe med?
Les mer om Patruljebygging i kretsstyret.
Fordeling av ansvar og oppgaver i kretsstyret
Bruk noen gode verktøy til å bli kjent med hverandre og hverandres styrker og interesser! Gruppeoppdraget om roller og oppgavefordeling har flere verktøy som også egner seg godt for et kretsstyre.
Les mer:
- Fordele ansvar
- Gruppeoppdrag: Roller og oppgavefordeling
- Administrative rutiner og økonomi
- Kretsens rolle og ansvar
Kretsstyret har ansvar for at det gjennomføres kretsting minst én gang årlig. Les mer om kretsting.