Det er ulike måter å fordele oppgavene i gruppa på. En løsning kan være å dele oppgavene i områder og ha en ansvarlig for hvert område. En annen kan være å fordele enkeltoppgaver mellom lederne, enten fast eller fra gang til gang. Ofte er det fornuftig med en kombinasjon av de to. Speidergruppa står fritt til å velge hvordan dere vil jobbe. Alle viktige roller bør helst deles mellom to personer, enten ved at ansvaret er delt likt, eller ved at én er hovedansvarlig og den andre er assistent eller vara.
Forslag til roller
- Kommunikasjonsansvarlig: Skriver og publiserer tekster og bilder til gruppas nettside, sosiale medier med mer.
- Verveansvarlig: Bestiller og deler ut vervemateriell, og planlegger vervetiltak.
- Leder av foreldreforening eller støtteforening: Bør være en forelder eller støttespiller, ikke en leder. Det kan også være en kontaktperson for foreldrene, som organiserer felles bidrag fra dem.
- Ansvarlig for påmelding: Følger opp invitasjoner og påmelding til leirer og andre arrangementer, innhenter opplysninger om deltakerne og sørger for påmelding i Min speiding eller andre påmeldingsløsninger.
- Medlemsansvarlig: Sørger for at medlemmer får meldt seg inn, at gruppa har riktig informasjon om alle medlemmer, og at de står i rett enhet i medlemssystemet Min speiding. Følger opp utmeldinger, adresseendringer, roller og tilganger, og holder seg oppdatert på hvordan ting gjøres i medlemssystemet.
- Innkjøpsansvarlig: Har oversikt over og fornyer forbruksvarene gruppa trenger, og står eventuelt for innkjøp av mat og utstyr til turer og arrangementer.
- Merkeansvarlig: Har ansvar for bestilling og innkjøp av merker.
- Tilrettelegger: Noen som koker kaffe, steker vafler, fyrer opp bålet, sørger for god stemning og tar vare på folk på møter og arrangementer.
- Hyttefut eller husansvarlig: Én eller flere som sørger for at gruppas hytte eller speiderhus blir tatt godt vare på og vedlikeholdt, at det arrangeres dugnader ved behov, at det er nok ved og forbruksvarer, tar seg av utleie hvis det er aktuelt, og holder oversikt over bruken av hytta eller huset.
- Materialforvalter: Én eller flere som har oversikt over utstyr og lager, og sørger for renhold, vedlikehold, reparasjon og eventuelt innkjøp av nytt utstyr. Kan også koordinere bruken av utstyret.
- Prosjektledere: Gruppa bør utpeke egne prosjektledere til arrangementer og prosjekter i gruppa, og til større eksterne arrangementer som noen av gruppas medlemmer skal delta på. For alle oppgaver som krever koordinering mellom flere, er det lurt å ha en navngitt person som holder oversikten og leder prosjektet i land.
- HMS-ansvarlig: Har oversikt over lovbestemte krav til sikkerhet, eventuelle grønne sjekklister og de fysiske forholdene i speiderlokalet.
- Ledermiljø og lederpleie: Har ansvar for sosiale arrangementer og tiltak for lederne.
- Seremonimester: Står for åpninger, avslutninger, overgangsseremonier, opptakelser og andre seremonier i gruppa, og er en ressursperson for lederne på dette feltet.
Ansvars- og oppgavefordeling
Det viktigste er å investere tid og krefter i å finne en sunn og fornuftig rollefordeling som alle gruppas bidragsytere kan finne sin plass i, og som sikrer gruppas utvikling. Bruker dere jevnlig tid på å fordele oppgavene mer bevisst, får dere bedre oversikt, mer forutsigbarhet og mer motiverte ledere. Det blir også mye enklere å spørre nye ressurspersoner om å bidra når dere vet nøyaktig hva dere trenger hjelp med.
Les mer i gruppeoppdraget Roller og oppgavefordeling.